一流工作者都在用的待辦清單 閱讀分享

一流工作者都在用的待辦清單

想成為一流工作者嗎?從做好自身的時間管理開始。有很多人問我,身為一個創業者你是如何管理你的時間?你會把要做的事情所List下來,變成待辦清單嗎?過去,我都自許頭腦清晰、記憶力好,可以把所有要完成大大小小的任務都記在腦子裡。

不過這兩年來,有可能過了30歲之後記憶力變差了,或者是要完成的任務(舉凡開會、見客戶、授課、專案、學習)指數型的成長,永遠有做不完的任務。書中提到帕金森定律:
“當你有多少時間可以完成工作,你就會延伸你的工作來填滿你可用的時間”
每個人一天都只有24小時,為什麼別人感覺過得很充實,而我卻覺得每天好忙碌但完成的事情又很少呢?我想我必須透過一個待辦清單來好好管理這些做不完的任務,並協助我高效的完成這些任務。這也是我看完這本書後,想跟各位讀者分享,整理了以下三個要點

要點一 使用待辦清單的好處

1.在對的時間做對的事情,使用待辦清單之後,你不會再想到什麼做什麼, 也不會忘東忘西。

2.用更短的時間完成更多的任務使用待辦清單之後,你會感覺不論在工作還是生活上,每一刻都很充分地利用。

3.減輕你的壓力 消除因為進度落後產生的沮喪感與內疚感 ,當你體會到上述兩點好處之後,每天就寢前,回顧一整天的忙碌你會覺得心安理得,

要點二 如何打造一個完美的待辦清單

了解使用待辦清單好處之後,要如何打造一個完美的待辦清單系統,書中有提到常見的十種方式並簡述每種方法的優缺點,值得一提的是,作者保留了優點並改善了缺點,提出了一套新的方法論,詳細地步驟這裡就不贅述,想了解就買書吧。但我整理並歸納出一個完美的待辦清單要滿足以下關鍵要素

1. 將每項任務設立截止日期。很多人都只是把要做的任務條例出來,但並無設立預計完成時間,實務上運作時往往會造成只選簡單的先做,難的還是放旁邊。截止日期會提醒我們什麼任務是重要且緊急的,必須優先處理。

2.依據專案、類型、地點來管理任務依我為例,我每天會工作的地方有家裡、工作室、咖啡廳。在不同的地方因為外在環境因素的影響,我會習慣做不同的工作。書中分成分析型、創意型、無須動腦型。我在咖啡廳工作時最有動力,所以我會優先處裡分析型的任務、在工作室大多無須動腦型的行政庶務、而在家裡比較慵懶放鬆,這時候想一些創意的東西就不賴。

3.每天專注在7個任務上。相信我,即便你每天工作16小時以上並高效地在善用的你的時間,你還是有處理不完的任務,且不見得與效益成正相關。你應該區分高價值的任務,並優先且專注地處理它。

要點三 如何維持並有效運作

1.對挫折感保持警覺。不可否認在現實情況中,不論是在工作還是生活中,每天都可能會增加許多任務。且增長的速度遠大於你完成任務的速度。這是你一定會感到沮喪、力不從心。所以要勇於拒絕,不管是對上還是對周遭的人,不要在當個爛好人了。

2..每週回顧。追蹤每天在執行任務的實際進度,並定期去做檢討及修正,才能確保你把有限的時間花在高價值的任務上。

3..避免陷入方法論。沒有最好,只有最適合你的。書中指出,當你過於專注方法論,使它們成為優先考慮的重點時,你很有可能會喪失使用待辦清單的初衷。

最後,書中提到待辦清單系統是用來支援你的,它的存在是為了幫助你完成重要的事情,並且讓你更接近你的目標,但它不是用來支配你的生活。 買實體書還送練習冊 ,打造專屬於你的待辦清單,就從看完這本書開始吧!,

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